电子邮件写作艺术精要：打造专业且引人入胜的沟通内容

电子邮件的“第一印象”

• 清晰具体是王道。 主题行要像新闻标题一样，让收件人一眼就知道邮件核心内容，避免使用“你好”或“有个问题”这类模糊的词语，将“会议”改为“关于周三下午3点项目A的团队会议提醒”。
• 激发打开欲。 如果邮件内容需要对方采取行动或比较重要，可以在主题行中温和地体现出来，如使用【请确认】或【需要您的反馈】等前缀。
• 保持简短。 确保在手机屏幕上也能完整显示，避免被截断。

开头称呼：快速建立连接

• 使用恰当的称谓。 根据你与收件人的关系，使用“尊敬的[姓名]”、“[姓名]，您好”或简单的“Hi [姓名]”，在不确定的情况下，稍微正式一点总比过于随意要好。

• 如果是回复邮件， 可以简单提及或感谢对方的来信，如“感谢您的及时回复”或“很高兴收到您的来信”，这能迅速拉近距离。 部分：清晰、简洁、有重点**

• 开门见山。 在第一段就明确说明你写这封邮件的目的，人们通常很忙，直接切入主题是对他们时间的尊重。

  

• 一段一意。 每个段落只表达一个核心意思，使用短句和段落，避免大段的、令人望而生畏的文字墙，这能让阅读变得轻松。

• 用列表代替长句。 当需要列出多项信息、问题或要求时，果断使用项目符号（•）或编号（1. 2. 3.），这能让信息一目了然。

• 语气积极友好。 即使是在处理问题或提出批评，也尽量使用建设性的语言，不说“你没能按时提交报告”，而说“我们能否一起看看如何确保报告能按时提交？”

  

• 明确行动号召。 你希望收件人看完邮件后做什么？是回复确认、提供资料还是安排会议？用清晰的语句写出来，“请您在周五前确认这个时间是否方便”或“期待您的反馈”。

结尾与签名：优雅收尾

• 总结与展望。 用简短的一句话总结邮件，或表达后续的期待。“感谢您的时间，我们期待与您合作”或“如有任何问题，请随时与我联系”。
• 合适的结束语。 根据邮件正式程度选择“此致敬礼”、“祝好”、“Best regards”等。
• 专业的签名档。 签名档应包括你的全名、职位、公司、电话等基本信息，让对方知道你是谁以及如何联系你。

发送前：必不可少的检查

• 校对！校对！校对！ 花一分钟快速检查是否有错别字、语法错误或表述不清的地方，这些小错误会影响你的专业形象。
• 检查附件。 如果邮件提到有附件，务必确认已经添加，这是一个非常常见且容易避免的错误。
• 再次审视收件人。 在点击“发送”前，快速确认收件人、抄送人是否正确，避免发错人的尴尬。

提升沟通温度的技巧

• 适当个性化。 在邮件中加入一些人性化的细节，比如在周末前发邮件可以说“祝您周末愉快”，能让人感到温暖。
• 换位思考。 写邮件时，想一想如果自己是收件人，希望看到什么样的内容，这能帮助你调整语气和内容，使沟通更有效。 要点参考并综合了通用商务沟通指南及如《高效能人士的七个习惯》中“知彼解己”的沟通原则等理念）