Access数据库入门到精通，教你轻松搞定设计和管理那些事儿

Access数据库入门到精通，教你轻松搞定设计和管理那些事儿

你是不是经常被一堆Excel表格搞得头大？你有客户信息表、订单表、产品表，每次想看看某个客户的所有订单，或者统计哪个产品最畅销，都得在不同的表格里来回切换，复制粘贴，还容易出错，这个时候，你就需要一个像Access这样的关系型数据库了。（来源：基于常见的办公数据处理痛点）

别被“数据库”这个词吓到，你可以把它理解成一个超级智能的电子表格柜，这个柜子里有好多不同的抽屉（这些抽屉就是表），比如一个抽屉专门放客户资料，一个抽屉专门放订单记录，最关键的是，这些抽屉之间可以用“小纸条”（也就是关系）联系起来，在订单抽屉里，你不需要重复写下客户的详细地址，只需要写上客户的编号，这个编号就能在客户资料抽屉里找到对应的所有信息，这就是Access最核心的本事。（来源：对关系型数据库概念的通俗化比喻）

第一步：入门——从设计一张好表开始

做任何事之前，先别急着打开电脑打开软件，拿张纸和笔，想清楚你要管什么,比如你想管理你的个人藏书。

1. 列出信息项：一本书有哪些信息是你想记录的？书名、作者、出版社、购买日期、价格、是否已读……把这些都列出来。
2. 找出唯一标识：这么多书，怎么区分？光靠书名可能会重复，所以最好给每本书一个唯一的编号，BOOK001”、“BOOK002”，这个就是主键，主键就像每个人的身份证号，绝对不能重复。（来源：数据库设计中的实体和主键概念）
3. 创建表：打开Access，创建一个新的数据库文件（后缀是.accdb），然后进入“表”的设计视图，把你刚才列出的信息项，一个个变成字段，每个字段都要指定一个数据类型，书名”用短文本，“价格”用货币，“购买日期”用日期/时间，“是否已读”用是/否，数据类型非常重要，它能让Access帮你检查错误，比如你不会在价格栏里填上文字。（来源：Access表设计视图的基本操作）

瞧，你的第一个表就建好了,这就已经入门了！

第二步：进阶——让数据之间“对话”（建立关系）

如果你的需求更复杂一点，比如你想管理借书情况,这时候一个表就不够了。

1. 再建新表：你需要一个“借阅人”表（字段：借阅人ID、姓名、电话），和一个“借阅记录”表（字段：记录ID、书籍ID、借阅人ID、借出日期、归还日期）。
2. 建立关系：在Access的“数据库工具”里有个“关系”视图，把“借阅人”表的“借阅人ID”拖拽到“借阅记录”表的“借阅人ID”上，Access会帮你创建一条连接线，同样，把“书籍”表和“借阅记录”表也连起来。
3. 神奇的效果：当你做一个借书登记时，在“借阅记录”表里，你只需要从下拉列表里选择借书人和书籍编号就行了，他们的详细信息会自动关联，这就是关系的魔力，它避免了数据重复录入，保证了数据的一致性和准确性。（来源：关系型数据库的关联查询原理）

第三步：精通——用“界面”和“自动化”解放双手

天天对着表格输入数据还是很枯燥，而且容易让不熟悉数据库的同事感到困惑，这时就要用到Access更强大的功能：窗体和宏。

1. 设计窗体：窗体就是给数据表做一个漂亮、易用的操作界面，你可以用“窗体向导”快速生成一个用于录入书籍信息的窗体，上面有清晰的文本框、下拉框、按钮，比直接往表格里打字舒服多了，你可以设计一个主界面，上面有“图书入库”、“借书登记”、“还书操作”等几个大按钮，一点就打开对应的窗体。（来源：Access窗体作为用户接口的作用）
2. 使用宏实现自动化：宏就是一系列命令的集合，可以让你“一键”完成复杂操作，在“还书操作”的窗体上，你输入一个书籍编号，点击“归还”按钮，这个按钮就可以关联一个宏，这个宏会执行以下操作：
   • 在“借阅记录”表里找到这本书最新的未归还记录。
   • 将这条记录的“归还日期”自动更新为今天的日期。
   • 弹出一个对话框提示“归还成功！”。 这样一来，原本需要手动查找、修改的多步操作，现在点一下按钮就全搞定了。（来源：Access宏的自动化任务功能）
3. 生成专业报表：数据管理的最终目的是为了出结果，Access的报表功能可以让你轻松设计出漂亮的统计表格，本月最受欢迎图书排行榜”、“借阅超期人员清单”等,可以直接打印出来用于开会或存档。

管理和维护那些事儿

数据库用久了,就像汽车需要保养一样。

• 定期压缩和修复：你删掉一些旧数据后，数据库文件大小可能不会变小，使用“数据库工具”里的“压缩和修复数据库”功能，可以清理空间，让数据库保持最佳性能。（来源：Access官方建议的维护操作）
• 做好备份：这是最重要的！你的数据越来越宝贵，一定要定期使用“文件”->“另存为”功能，备份整个数据库文件到其他地方，比如U盘或网盘,防止电脑故障导致数据丢失。

从想清楚要管什么（设计表），到把不同的信息联系起来（建立关系），再到做一个傻瓜式的操作界面（窗体和宏），最后是输出结果和日常维护（报表和备份），沿着这个路径，你就能从Access小白一步步成长为能轻松搞定数据管理和设计的高手,多动手试错是最好的学习方法。