光盘阅览室数据库管理怎么搞，信息检索共享其实没那么难，轻松上手的好帮手

“光盘阅览室数据库管理怎么搞，信息检索共享其实没那么难，轻松上手的好帮手”这个主题，其实说白了就是怎么把一堆光盘里的资料整理好，让大家都能方便地查找到并使用，这事儿听起来好像很技术，但只要理清思路，用对方法,真的可以很轻松。

我们得搞清楚“光盘阅览室”现在意味着什么，根据“图书馆论坛”上一篇题为《数字时代光盘资料的管理与利用》的文章提到，现在纯粹物理形态的光盘使用率在下降，但很多珍贵资料，比如早期的电子出版物、学术期刊备份、特色数据库等，仍然以光盘为载体，管理的核心目标不是管好那张塑料片，而是管好里面的“数据内容”。

那第一步，数据库管理怎么搞呢？别被“数据库”这个词吓到，它在这里可以理解为一个“超级详细的电子清单”，你不需要一开始就弄个像Oracle或者SQL Server那样复杂的专业数据库软件，完全可以从最简单的Excel表格开始，这就是你的“好帮手”起点。

这个Excel表格就是你的数据库核心，你需要为每一张光盘建立一条记录，就像图书馆给每本书做一张卡片一样，记录里应该包含哪些信息呢？“清华大学图书馆”在其内部资料《非书资料管理规范》中建议，至少要有这几项：光盘的唯一编号（比如G001, G002……）、光盘的标题、主要作者或责任者（如果是软件就是开发商，如果是资料集就是主编）、出版单位、出版日期、包含的主要内容简介（这是最关键的部分，要写清楚里面有什么，包含1990-2000年《读者》杂志全部文章PDF”）、关键词（方便以后搜索，比如上面这个例子可以标“读者”、“杂志”、“合订本”），如果光盘有物理位置，比如放在哪个柜子第几排,也可以记下来。

把所有这些信息都录入Excel后，你就已经完成了最基础的数据“结构化”管理，这时候,你已经比把光盘胡乱堆在箱子里前进了一大步。

就是解决“信息检索共享”的问题，这其实就是怎么用这个“超级清单”，Excel本身就有很强大的筛选和查找功能，你可以点击标题栏的筛选按钮，然后根据“关键词”来找，比如你想找所有和“摄影”相关的光盘，就在关键词那一栏筛选包含“摄影”的记录，所有相关的光盘清单就一下子出来了，你也可以根据出版日期排序,看看哪些是最新的资料。

如果想更方便，实现“共享”，让多个同事或读者都能查询，有几个简单的办法，一是把这个Excel文件放在一个大家都能访问的公共网络文件夹里，二是利用现在很多办公软件自带的在线协作功能，金山文档”或“腾讯文档”，把Excel表格上传上去，生成一个链接分享给大家，所有人点开链接就能直接查询，而且你更新内容，大家看到的就是最新的,这就实现了初步的信息共享。

如果资料量特别大，或者希望检索功能更强大，可以考虑使用一些更专门的工具，Calibre”这款免费的电子书管理软件，它虽然是为电子书设计的，但完全可以用来管理各种数字文档，你可以把光盘里的内容（前提是已获得授权并备份到电脑）导入Calibre，它会自动抓取元数据，并且提供比Excel更强大的搜索功能，比如全文搜索（如果能识别内容的话），国内一些图书馆使用的“畅想之星非书资料管理系统”也是类似的原理，但它是商业化软件,功能更专业。

“计算机应用文摘”杂志在一篇介绍中小型资料室建设的文章中指出，管理的精髓在于“化繁为简，重在利用”，不要一味追求技术的先进性,而要选择最适合当前规模和需求的方案。

还有一点很重要，就是数据备份和安全，你辛辛苦苦建立的这个数据库（Excel表格），一定要定期备份，可以备份到U盘或者网盘上，对于光盘里的原始内容，如果有条件，最好也做一个数字备份，存到硬盘或服务器上，这样既能保护光盘减少磨损，也能让检索到的用户直接在线浏览内容，实现真正的“即查即得”,这比找到记录再去翻光盘要高效得多。

光盘阅览室的数据库管理和信息检索共享，核心思想是把杂乱的信息变得有序，并利用常见的、易上手的工具（如Excel、在线文档、免费管理软件）来实现查询和共享，关键在于动手开始做，从最简单的清单开始，逐步完善，它真的没那么神秘,完全可以成为你工作中的得力好帮手。