表格数据库改动太多？教你几招快速批量修改不麻烦

你是不是也经常遇到这种情况？辛辛苦苦做了一个大表格，可能是员工通讯录，也可能是产品信息表，或者是一学期的学生成绩单，老板或者老师突然说：“哎，我们公司区号统一升级了，把所有电话号码前面的区号都改一下。”或者：“这批产品的分类名称要统一换一个新的。”看着表格里成百上千行数据，是不是感觉头都大了？一个一个手动修改，不仅容易出错，还会耗费大量的时间和精力,简直是一种折磨。

别担心，今天就教你几招超级实用的技巧，让你能像变魔术一样，快速批量修改表格数据，从此告别“鼠标手”和“眼疲劳”，这些方法在常用的Excel或者WPS表格里都能实现,不需要你懂复杂的编程。

第一招：最常用、最强大的“查找和替换”

这绝对是批量修改的首选武器，就像Word里的查找替换一样，但用在表格里更强大，假设你的表格里所有产品分类原来叫“电子产品”，现在要全部改成“数码产品”。

操作步骤非常简单：

1. 选中你需要修改的那一列数据，如果你要改整个表格,可以选中整个表格区域或者干脆点击表格左上角的三角全选。
2. 按下键盘上的 Ctrl + H 键，这是打开“查找和替换”对话框的快捷键。
3. 在“查找内容”里输入“电子产品”。
4. 在“替换为”里输入“数码产品”。
5. 点击“全部替换”按钮。

唰的一下，表格里所有“电子产品”就瞬间变成了“数码产品”，这个方法最适合这种简单的、完全一样的文字替换，它还能帮你找出一些不易察觉的拼写错误，比如把人名“张珊”统一改成正确的“张珊”。

第二招：用公式智能地“洗菜”和“拼盘”

我们需要做的修改不是简单的替换，而是有规律的调整，你有一列“姓名”，现在需要在新的一列生成“姓名+先生/女士”的称呼，或者，你需要把省、市、区三列地址合并成一列完整的地址，这时候，“查找替换”就不好用了,得请出公式这个法宝。

这里介绍两个最实用的函数：

• CONCATENATE函数（或者用&符号）：专门用来合并文本，还拿姓名举例，假设姓名在A列，你在B列输入公式 =A2&“先生”，然后按回车，第一个单元格就显示“张三先生”，最关键的一步来了：用鼠标按住这个单元格右下角的小黑点（填充柄），直接双击或者向下拖动，下面所有行就自动套用这个公式，全部生成对应的称呼了,这比手动输入快无数倍。
• LEFT、RIGHT、MID函数：这些是文本提取函数，你的员工工号是8位，前两位代表部门代码，现在需要把部门代码单独提出来放在新的一列，假设工号在C列，你可以在D列输入公式 =LEFT(C2, 2)，意思是从C2单元格的内容里，从左边开始提取2个字符，同样，拖动填充柄，所有工号的前两位就都被提取出来了，RIGHT是从右边提取，MID是从中间指定位置开始提取,灵活运用可以解决很多问题。

第三招：让电脑帮你做判断的“就…”（IF函数）

这个听起来有点高级，但其实逻辑很简单，你有一列学生成绩，现在想快速地在旁边标注出“及格”或“不及格”，手动判断并输入？太慢了！

用IF函数可以这样操作：

1. 假设成绩在E列。
2. 在F列输入公式：=IF(E2>=60, “及格”, “不及格”)，这个公式的意思就是：如果E2单元格的数值大于等于60，那么这个单元格就显示“及格”，否则就显示“不及格”。
3. 输入完成后回车，再拖动填充柄,所有成绩的评定就一次性完成了。

这个功能非常强大，你可以设置更复杂的条件，如果销量大于1000就显示‘优秀’，如果大于500就显示‘良好’，否则显示‘待提升’”，这需要用到多层IF函数嵌套,但基本原理是一样的。

第四招：终极神器——分列功能

这个功能特别适合处理从别处复制过来、格式混乱的数据，你从某个系统导出的数据，全名“张三|销售部|13800138000”都挤在一个单元格里,现在需要把它们分成三列。

操作步骤：

1. 选中这一列数据。
2. 点击菜单栏的“数据”选项卡，找到“分列”功能。
3. 通常会选择“分隔符号”,点击下一步。
4. 在分隔符号里，根据你的数据情况选择，比如我们例子中是竖线“|”，就勾选“其他”，然后输入“|”,预览窗口会立刻看到分列的效果。
5. 点击完成,原来的一列数据就神奇地变成了整齐的三列。

这个方法对于处理不规范日期格式（如20240522改成2024/05/22）、清理多余空格等都特别有效。

最后的小贴士：

• 先备份！ 在进行任何大规模批量修改之前，一定要先把原始表格另存为一个副本，这样万一操作失误,还有后悔药可以吃。
• 活用“撤销”：快捷键 Ctrl + Z 是你的好朋友,可以撤销上一步操作。
• 选择性粘贴：有时候你用公式生成了一列新数据，但不想保留公式，只想保留计算好的结果，你可以先复制这列数据，然后右键点击“选择性粘贴”，选择“数值”，这样就只粘贴结果,不粘贴公式了。

希望这几招能帮你大大提升处理表格的效率，让你从繁琐的重复劳动中解放出来！多练习几次，你就会发现,处理大量数据修改其实一点也不麻烦。