掌握Excel加密技巧：学习文件密码的设置与修改策略

说到给Excel文件加密，很多人可能只知道一个大概，觉得就是设个密码不让别人看，但其实，这里面有不少细节和策略，用好了能真正保护你的数据安全，用不好可能反而给自己添麻烦，今天我们就来彻底搞懂它，完全不用那些让人头疼的专业术语,就用大白话讲清楚。

第一部分：为什么要给Excel加密？这不仅仅是防外人

你可能觉得，加密就是为了防止公司外的人或者不相干的人看到文件内容，这当然是最主要的原因，但远不止如此，根据微软官方支持文档的说明,Excel的加密功能在很多时候是用于内部管理的。

你做了一个重要的销售数据报表，要发给部门经理审阅，你希望经理能看到内容，但不希望他无意中或者有意地修改里面的原始数据，这时候，加密（确切地说是设置修改权限密码）就派上用场了，又比如，你做了一个包含员工薪资的表格，这份文件无论是存储在电脑里还是通过邮件发送，都必须确保万无一失，一旦泄露就是大问题，这时候，打开密码就成了必须的防线，加密不仅是“防贼”,更是精细化管理文件权限的工具。

第二部分：两种核心密码，作用大不同，千万别搞混

这是最关键的部分！Excel主要提供两种密码，它们的作用完全不同,很多人会混淆。

打开密码（也叫文件加密密码） 这个最好理解，设置了它，就像给你的Excel文件装上了一个坚固的大门，任何人想打开这个文件，都必须先输入正确的密码，否则，连看一眼内容的资格都没有，这是最高级别的保护，适用于那些极度敏感、绝对不允许未经授权访问的文件。

• 设置方法（根据微软Office帮助中心指引）：点击左上角的【文件】->【信息】->【保护工作簿】->【用密码进行加密】，这时会弹出一个对话框，让你输入密码，输入两次确认后，保存文件,加密就生效了。
• 重要提醒：这个密码一旦丢失或忘记，微软官方是无法帮你找回的！因为加密过程是在你的电脑本地完成的，密码不会上传到微软的服务器，如果你忘了密码，这个文件大概率就永远打不开了,务必把密码记在安全的地方。

修改密码（也叫写保护密码） 这个密码的作用很巧妙，设置了它，任何人不需要密码就能打开文件，可以随意查看、阅读里面的内容，如果他们想对文件进行任何修改——比如改一个数字、删一行数据，然后保存——Excel就会弹出提示，要求输入修改密码，如果输入错误或选择取消，文件会以“只读”模式打开，所做的修改无法被保存到原文件上（只能另存为一个新文件）。

• 设置方法（根据Excel选项标准流程）：点击【文件】->【另存为】->选择保存位置后，点击下方的【工具】按钮->选择【常规选项】，这时你会看到两个输入框：“打开权限密码”和“修改权限密码”，你只需要在“修改权限密码”里输入密码即可，保存文件后,效果就产生了。
• 使用场景：非常适合需要广泛分发、供人查阅但禁止随意更改的文件，比如公司公告、财务报告初稿、数据模板等，它实现了“可阅不可改”的灵活控制。

第三部分：密码的设置与修改策略，怎么做才聪明？

知道了怎么设，更重要的是知道什么时候用什么密码,以及如何管理。

区分场景，混合使用 你可以同时设置“打开密码”和“修改密码”，这样，只有知道打开密码的人才能进入文件，而进入之后，只有知道修改密码的人才有权保存更改，这提供了双重保险，设置方法就是在上述的“常规选项”里,把两个密码都填上。

密码强度是王道 别再用“123456”或“password”这种密码了，它们形同虚设，一个强密码应该包含大写字母、小写字母、数字和符号，并且长度最好在8位以上。“Xi2024@May!”就比“123456”安全无数倍，虽然记起来麻烦点,但安全本身就是需要代价的。

定期修改，但要有技巧 对于非常重要的核心文件，定期更换密码是个好习惯，但修改密码不是直接找个按钮点一下“修改密码”，而是需要你重新执行一遍加密流程。

• 修改打开密码：打开文件后，再次进入【文件】->【信息】->【保护工作簿】->【用密码进行加密】，如果之前有密码，这里会显示一排黑点，清空它再输入新密码，就是修改；如果直接输入新密码,就是覆盖旧密码。
• 修改或取消修改密码：同样通过【另存为】->【工具】->【常规选项】，要修改，就直接输入新密码覆盖旧的；要取消,就把密码框里的内容清空。
• 关键操作：修改密码后，必须保存文件，更改才会生效，最好在修改后，关闭文件再重新打开测试一下,确保新密码工作正常。

牢记备份和记录 在设置或修改重要文件的密码之前，先备份一个未加密的版本在绝对安全的地方（比如加密的U盘或受信任的私人云存储），这样即使你操作失误或忘记新密码，还有挽回的余地，将密码记录在可靠的密码管理器或只有你能访问的物理笔记本上,避免遗忘带来的灾难性后果。

第四部分：一个常见的误解和高级技巧

很多人以为Excel加密后文件就绝对安全了，其实不然，如果密码比较简单，市面上存在一些密码破解工具可以利用暴力破解的方式尝试攻破，强密码是抵御这种风险的根本，对于更高安全需求，可以考虑将文件保存为PDF并加密，或者使用专业的文件加密软件对整个Excel文件进行二次加密,但这通常就超出Excel自身功能的范畴了。

给Excel加密不是一个简单的动作，而是一个需要思考的策略，想清楚你的文件要给谁看，希望他有什么权限，然后选择合适的密码类型，设置一个足够强壮的密码，并妥善管理它，掌握了这些，你才算真正驾驭了Excel的加密功能,让数据安全牢牢掌握在自己手中。