Excel里怎么搞数据库引用，表格和数据库之间到底咋连起来才方便实用

要搞清楚Excel怎么和数据库连起来,首先得明白一个核心思想：Excel不应该被当作数据库来用，但它是一个极好的数据库“展示台”和“操作台”，你的数据应该安安稳稳地躺在专业的数据库里（比如SQL Server、MySQL，甚至Access），而Excel则负责把这些数据拿过来，让你进行灵活的查看、分析、画图、做报表。

为什么非要连起来？直接把数据复制粘贴不行吗？ 不行，或者说不推荐，想象一下，你每个月都要做一份销售报表，如果每次都从数据库里把数据导出来，再复制粘贴到Excel里，不仅麻烦，还容易出错，更可怕的是，如果第二天数据库里的数据更新了（比如有人退货了），你Excel里已经粘贴好的数据就过时了，整个报表都得重做，而如果把Excel和数据库“连起来”，你只需要在Excel里点一下“刷新”，最新的数据就自动过来了，报表瞬间更新，省时省力还保证准确，根据微软官方支持文档的描述，这种连接方式可以确保你的Excel报表始终反映数据源的最新状态。

具体怎么连？这里有几个最常用、最方便的方法：

使用“获取数据”功能（这是现代Excel的首选，也是最强大的方法） 这个功能在Excel 2016及以上版本的“数据”选项卡里，名字可能叫“获取数据”、“新建查询”，它的思路是，你告诉Excel数据库的地址、账号密码，然后它帮你建立一条稳定的数据通道。

1. 找到入口：打开Excel，点击顶部菜单的“数据”选项卡，在“获取和转换数据”区域，你会找到“获取数据”按钮。
2. 选择数据库类型：点击“获取数据”后，会看到一个下拉菜单，里面有“从数据库”、“从Azure”、“从SQL Server”等多种选项，你就根据你用的数据库来选择，如果你们公司用SQL Server，就选“从SQL Server”；如果用MySQL，就选“从MySQL数据库”，根据微软Power Query官方介绍，它支持种类非常广泛的数据源。
3. 输入连接信息：接下来会弹出一个窗口，让你填写服务器名称（就是数据库那台电脑的地址）、数据库名称，以及你的登录账号和密码，这些信息需要找你们的IT管理员要。
4. 导航和选择数据：连接成功后，会打开一个叫“导航器”的窗口，左边会列出数据库里所有的“表”和“视图”（你可以把它们理解成一个个已经准备好的数据包），点击这些表，右边就会预览里面的数据，你可以勾选一个或多个你需要的数据表。
5. 加载数据：选好之后，点击“加载”按钮，Excel就会把数据抓取过来，并以一个“超级表”的形式放在你的工作表里，这个表看起来和普通表格差不多，但有个本质区别：它是有“生命”的，背后连着数据库。

这个方法最大的好处是什么？

• 一键刷新：数据更新后，你只需要在这个表格区域内右键点击“刷新”，或者去“数据”选项卡点“全部刷新”，Excel就会自动重新连接数据库，把最新数据拉下来。
• 可以先清洗再加载：在点击“加载”之前，你其实可以点“转换数据”进入一个叫“Power Query编辑器”的界面，你可以对数据进行各种清洗操作，比如删除不必要的列、过滤掉错误数据、修改格式、合并列等，这相当于在数据进入Excel之前先给它“洗个澡”，非常实用，根据Excel专家们的普遍实践，这一步数据清洗能解决80%的数据整理问题。

使用Microsoft Query（比较老但依然可靠的方法） 这个方法比较传统，隐藏在Excel深处，但对于一些简单的查询很有用。

1. 找到入口：还是“数据”选项卡，找“获取数据”旁边的“从其他源”，里面可能有一个“从Microsoft Query”的选项，或者，在更老的版本里，是“数据”->“获取外部数据”->“自其他来源”->“来自Microsoft Query”。
2. 选择数据源：这里你会看到一个“选择数据源”的窗口，里面列出了很多驱动程序，你需要为你使用的数据库选择合适的驱动（ODBC for SQL Server”），如果没找到，可能需要安装相应的驱动。
3. 用向导构建查询：之后会启动一个查询向导，你可以一步步地选择需要的表和字段，甚至可以设置一些简单的筛选条件（比如只拉取2023年的数据）。
4. 返回Excel：设置好后，选择将数据返回至Excel，并选择放置的位置。

这个方法比“获取数据”要繁琐一些，自定义能力也弱一些，但它不需要你懂SQL语句，通过图形界面就能完成简单查询。

对于简单的数据——使用Access数据库 如果你们的数据库就是微软自家的Access，那连接起来就更简单了，因为Office套件是一家人。

1. 直接复制粘贴：对于小体量的Access表，可以直接在Access里选中数据，复制，然后到Excel里粘贴，但这又回到了老路，不推荐用于经常更新的报表。
2. 使用“获取数据”：和方法一完全一样，在“获取数据”里选择“从数据库”->“从Microsoft Access数据库”，然后找到你的.accdb或.mdb文件，剩下的步骤就一模一样了，这是最佳实践。

怎么连才方便实用？

• 对于绝大多数情况，无脑用“方法一：获取数据（Power Query）”，这是微软主推的现代化工具，功能最强，最智能，也最方便，它建立的连接稳定可靠，刷新简单，还能做数据清洗。
• 把Excel当作前端，你的核心数据永远保存在数据库里，利用Excel的强大分析、图表和数据透视表功能来处理和展示这些数据。
• 做好数据清洗，在数据加载进Excel之前，花几分钟在Power Query编辑器里整理一下，能为你后面分析省下大量时间。
• 权限和安全：连接数据库需要账号密码，这些是敏感信息，Excel在存储连接信息时会加密，但你仍然需要妥善保管好你的Excel文件，避免泄露数据库访问权限。

别再手动复制粘贴了,学会用“获取数据”功能把Excel和数据库连起来，你会发现自己做报表的效率和质量都会得到巨大的提升。