合并单元格用不好数据库信息就丢了，教你怎么合并又不清数据

（来源：日常办公中常见的Excel问题汇总与经验分享）

合并单元格用不好数据库信息就丢了,教你怎么合并又不清数据，很多人用Excel的时候，为了表格好看，特别喜欢用合并单元格这个功能，标题合并一下，分类名称合并一下，看起来确实整齐多了，如果你这个表格将来要用来做数据分析，或者要导入到某个系统里当成数据库来用，那这个合并单元格就成了一个巨大的陷阱，一不小心，你辛辛苦苦录入的数据就可能变得乱七八糟，甚至完全丢失。

为什么合并单元格会丢数据呢？这得从Excel合并单元格的规则和数据库的特点说起，当你选中几个单元格然后点击“合并后居中”时，Excel实际上只保留了所有被合并单元格中左上角那个单元格的内容，其他单元格里的内容就都被悄无声息地删掉了，你可能当时没注意到，因为合并后一个大格子看起来只显示一个内容，你以为数据还在那儿，只是没显示出来，其实不是的，除了左上角那个，其他的数据真的被Excel扔掉了，这是第一个丢数据的风险，发生在你合并的那一刻。

更麻烦的是后续使用,你做了一个员工信息表，第一列是部门，你觉得同一个部门的人，部门名称写一遍就行，于是你把“销售部”、“市场部”这些单元格向下合并了，看起来表格很简洁，对吧？但当你需要筛选所有“销售部”的员工时，你会发现，你只能筛选到部门单元格合并区域的第一行员工，下面那些行因为合并单元格的缘故，在Excel看来，它们的部门单元格是空的！排序的时候更可怕，整个表格的顺序会乱成一锅粥，数据行的对应关系完全错位，这是因为数据库（或者说规范的数据表）要求每一行都应该是独立的、完整的一条记录，每一列都应该有明确的值，合并单元格破坏了这个结构，导致除了首行外的其他行在关键字段上是“空白”的。

还有,当你试图用数据透视表来分析这个带有很多合并单元格的表格时，你会遇到各种错误或者得到完全不正确的结果，数据透视表无法正确识别那些被合并单元格“覆盖”的区域，它会把那些看似属于某个合并大类的数据，要么全部归到第一个单元格名下，要么就直接忽略，导致统计汇总的数字完全不对，这时候你可能会怀疑自己数据透视表没学明白，其实根源是表格结构错了。

既想保持表格清晰的视觉效果,又不想丢失数据、破坏数据结构，该怎么办呢？这里教大家几个非常实用又简单的方法，完全不用记复杂的公式。

第一个方法,也是最重要的方法：使用“跨列居中”来代替横向合并。 如果你的合并是为了让标题居中 across several columns，比如你的表格有A、B、C三列，你想让标题在它们上方居中显示，千万不要合并A1、B1、C1这三个单元格！正确的做法是：只把标题写在A1单元格里，然后选中A1到C1这个区域，右键点击“设置单元格格式”，在“对齐”选项卡下，找到“水平对齐”方式，选择“跨列居中”，点击确定后，你会发现标题同样是在A1到C1这个区域的正中间显示，视觉效果和合并单元格一模一样，但本质区别在于，A1、B1、C1这三个单元格依然是独立的，B1和C1并没有被合并掉，你可以随时在B1或C1输入其他内容而不会破坏标题，这个方法完美解决了标题行的合并需求，且无任何副作用。

第二个方法,针对分类栏目的纵向合并，比如前面提到的“部门”列。正确的做法是取消合并，使用“填充”功能补全数据。 假如你的表格A列是部门，A2到A4都应该是“销售部”，但你之前把它们合并了，现在只有A2显示“销售部”，A3和A4实质上是空的，你现在需要这样做：选中合并了的这一列，点击“合并后居中”按钮取消所有合并，这时候，你会发现只有每个合并区域的第一个单元格有内容，下面都是空的，是关键一步：按F5键或者Ctrl+G，打开“定位”对话框，点击“定位条件”，选择“空值”，然后点击“确定”，这样，所有空白单元格就被选中了，你不要动鼠标，直接输入一个等号“=”，再用鼠标点击一下它正上方的那个有内容的单元格（比如第一个空单元格是A3，你就点击A2），最关键的一步：按Ctrl+Enter回车键，神奇的事情发生了，所有选中的空单元格都会自动填充为它上方单元格的内容，你的“部门”列每一行都有完整的部门名称了，数据结构规整，可以随意筛选、排序、做数据透视表，再也不会出错，视觉效果上，虽然没有了合并的大格子，但重复的文字同样能清晰地表达分类关系，而且这才是数据库友好的格式。

第三个方法,如果非要用合并的视觉效果，但又怕影响计算。可以考虑在最终打印或展示前，专门复制一份表格用于美化，而原始数据表始终保持结构规整。 也就是说，你维护两个版本的表格：一个叫“数据源”，这个表严格遵循每一行一条完整记录的原则，绝对不使用任何合并单元格；另一个叫“报表”或“展示用”，这个表你可以从数据源粘贴值过来，然后为了好看随意合并，这样就把数据和展示分开了，既保证了数据处理的准确性，又满足了美观的需求。

记住一个核心原则：用于记录原始数据、准备进行数据分析的表格，要像数据库的表一样，做到“一维表”结构，即第一行是标题，下面每一行都是一条记录，每个单元格都是一个独立的字段值。 坚决对合并单元格说“不”（标题用跨列居中除外），养成这个习惯，能为你后续的数据处理工作省去无数的麻烦和陷阱。