Excel里怎么一次性改好多数据库记录，简单又实用的方法分享

我在网上看过很多人问这个问题,也用过很多笨办法，后来发现一个叫“小勤虫”的网友分享的一个思路特别管件用，他说核心就一句话：别在原始数据表里一条条改，要学会用新表“贴”回去。

想象一下,你的Excel里有一张大表，比如是公司所有员工的通讯录，有几百行，现在行政部门给你发了个通知，说因为公司换了新的电话系统，有一大半同事的分机号都变了，他们给了你一个新的分机号对照表，你怎么把新的分机号批量更新到你的总通讯录里？

错误做法（很多人都在用）：

1. 打开总通讯录。
2. 打开新分机号表。
3. 对着新表,在总表里用“查找”功能找到那个人的名字。
4. 手动把新的分机号复制粘贴过去。
5. 重复第3、4步几十次甚至上百次…… 不仅慢，还特别容易看错行，贴错地方。

简单实用的正确方法：使用VLOOKUP函数来“匹配更新”

这个方法听起来好像是个函数有点专业,但其实操作起来就像搭积木一样简单，你只要跟着做一遍就会了，我参考了“ExcelHome论坛”里一个高赞回答的步骤。

第一步：备份你的原始数据表！ 这是最重要的习惯，万一操作失误，还能重来，把那个总通讯录文件复制一份再打开。

第二步：在总表里腾出地方 在你的总通讯录表格最右边，找一个空白列，比如在“原分机号”列的右边，新建一列，命名为“新分机号”。

第三步：请出“神器”VLOOKUP 我们要让Excel自动去那个新的分机号表里，根据员工姓名，把对应的新号码“抓取”过来，放在这个“新分机号”列里。

1. 点击“新分机号”列的第一个空白单元格（假设是C2单元格，你的可能是D2、E2，取决于你的表格结构）。
2. 输入一个等号“=”，然后输入VLOOKUP，再输入一个左括号“(”，你会看到公式提示：=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])`，别怕，我们一步步填。
3. 找谁？（lookup_value）：我们要根据名字找，所以就点击同一行里那个员工姓名所在的单元格（比如是A2），公式变成了 =VLOOKUP(A2。
4. 去哪找？（table_array）：现在切换到那个“新分机号对照表”的工作表，用鼠标选中整个对照表区域，注意：必须从“姓名”那一列开始选，一直选到包含“新分机号”的那一列，比如你的新表里A列是姓名，B列是新分机号，那就选中A到B列的所有数据行，选完后，按一下F4键，你会发现公式里出现了一堆美元符号，变成了类似 $A$1:$B$50 的样子，这个操作叫“绝对引用”，是为了保证我们后面拖动公式时，查找范围不会乱跑，公式现在大概是 =VLOOKUP(A2, 新分机号表!$A$1:$B$50。
5. 找第几列的数据？（col_index_num）：在我们刚才选中的那个区域里（A列和B列），“新分机号”是第几列？从姓名列开始数，姓名是第1列，新分机号是第2列，所以这里输入数字 2，公式变成 =VLOOKUP(A2, 新分机号表!$A$1:$B$50, 2。
6. 精确匹配（[range_lookup]）：最后输入 ,0) 或者 ,FALSE)，这意思是告诉Excel必须找到一模一样的名字才行，所以最终公式是：=VLOOKUP(A2, 新分机号表!$A$1:$B$50, 2, 0)。
7. 按回车键。

如果一切顺利,C2单元格里应该已经显示出A2单元格里那个员工对应的新分机号了。

第四步：一招搞定全部 这是最爽的一步，点击刚才输入公式的那个单元格（C2），把鼠标移动到单元格的右下角，直到鼠标指针变成一个黑色的实心加号，这时，双击这个加号！奇迹发生了，Excel会自动向下填充公式，直到你的数据末尾，所有员工的新分机号瞬间就都填好了。

第五步：把新数据“固化”下来 新分机号”列里的还是公式，我们需要把它变成实实在在的数字，这样才能删除旧的数列。

1. 选中“新分机号”这一整列。
2. 按 Ctrl+C 复制。
3. 在原地,右键单击，选择“选择性粘贴”。
4. 在弹出的对话框里,选择“数值”，然后点“确定”。 这样，公式就变成静态的数字了。

第六步：清理现场 现在你可以把旧的“原分机号”列删除掉，然后把“新分机号”列改名成“分机号”，大功告成！

这个方法好在哪里？

• 快：只需要写一个公式，双击一下就全部搞定。
• 准：只要两个表的“姓名”是完全一致的，就不会出错，避免了手动查找的眼花缭乱。
• 通用：不仅仅是改分机号，只要是拿着一个新列表去更新主列表里的某个信息，比如更新产品价格、更新客户地址、更新项目状态等等，都可以用这个方法。

你可能会遇到一种情况：双击填充后，有些单元格显示的是 #N/A 错误，这通常是好事！它告诉你：“我在新表里没找到这个人的信息！” 这时候你就需要去核对一下，是不是名字写错了，或者这个人确实不在更新列表里，需要特殊处理，这反而帮你做了一次数据校验。

这个方法是我觉得最直接、最不容易出错，而且学一次就能用在很多地方的好办法，你试试看，一开始可能觉得步骤多，但熟练之后，处理几百条数据的更新也就是一两分钟的事。