Access数据库容量超了到底为啥，怎么应付才不慌乱

咱们得明白Access数据库为啥会有容量限制，根据微软官方的说明，一个Access数据库文件（后缀是.accdb）的最大容量是2GB，这个数字听起来不小，但对于一个每天都在增长的业务系统来说，不知不觉就可能会碰到天花板，这就像给你的电脑C盘分区只分了50G，刚开始觉得够用，但软件越装越多，文件越存越满，总有一天会弹出“磁盘空间不足”的红色警告。

这2GB的空间到底被什么东西占用了呢？主要来自以下几个方面，理解了这些,你才能对症下药。

第一大“吃货”：附件字段。 这是最容易被忽视，但也是最占空间的“隐形杀手”，很多人为了方便，喜欢把Word文档、Excel表格、PDF文件甚至图片直接作为附件插入到数据库的记录里，一个人事档案系统，每个员工的身份证扫描件、学历证明都直接贴进去，一张几百KB的图片可能不显眼，但如果有几千名员工，这个数据量就非常恐怖了，根据数据库使用经验，一个包含大量附件的数据库，其体积的80%甚至90%都可能被附件占据。

第二大“吃货”：大量的历史数据。 很多系统设计时只考虑往里存数据，却很少考虑数据归档和清理，比如一个销售订单系统，十年来的每一笔订单明细都堆在同一个表里，这些文本和数字信息虽然单条不大，但架不住日积月累，数量级上去之后,体积自然就膨胀了。

第三大“吃货”：冗余数据和不当设计。 在表中使用了“OLE对象”字段来存储图片或文档（这种方式比附件字段更老旧、效率更低、占空间更大），又或者，数据库设计不合理，存在大量重复存储的数据,没有进行有效的规范化。

知道了原因，当系统突然弹出“数据库已达到其最大大小”的警告时，我们该怎么办？千万别慌，按照下面几步来排查和解决,就能有条不紊地应对。

第一步：立刻进行“体检”，找出肥胖根源。

不要盲目地开始删数据，先打开你的数据库,利用Access自带的分析工具做个检查。

• 使用“数据库文档管理器”：在“数据库工具”选项卡里，找到“分析”组，有个“数据库文档管理器”，运行它，生成一份详细的报告，里面会列出每个表、查询、窗体等对象的大小，虽然不能精确到每条记录，但你能一眼看出哪个表是“巨无霸”。
• 重点排查附件字段：找到那个最大的表后，打开其设计视图，检查是否有名为“附件”数据类型的字段，如果有,那它很可能就是罪魁祸首。

第二步：针对性地“减肥”，给数据库瘦身。

根据体检结果,采取相应措施：

• 对付附件字段：这是最立竿见影的方法。

  

  • 最佳方案：附件外置。 不要把文件存在数据库里，而是把它们保存在服务器的某个文件夹中，然后在数据库里，只保存这个文件的“路径链接”，把员工的身份证扫描件命名为“员工工号.jpg”，存放在“D:\人事档案\身份证\”目录下，数据库里相应的记录只存“D:\人事档案\身份证\10001.jpg”这个字符串，这样，一个几十KB的路径字符串就替代了几百KB甚至几MB的文件，空间节省效果惊人,这是业界常见的优化手段。
  • 妥协方案：压缩附件。 如果必须将文件存在库内，那么在插入附件前，先对文件进行压缩，将图片转换成JPG格式并降低分辨率，将文档打包成ZIP压缩文件再插入,也能有效减小体积。

• 对付历史数据：

  • 数据归档。 创建一个新的、专门用于存档的数据库文件，编写查询或VBA代码，定期（比如每年年底）将超过一定年限（比如3年前）的“冷数据”从主业务库中迁移到归档库中，主数据库只保留近期需要频繁查询和操作的“热数据”，这样,主库的体积就能维持在一个较低的水平。
  • 谨慎清理。 对于确定毫无价值的过期数据，在做好备份的前提下,可以果断删除。

• 通用优化技巧：

  • 定期压缩和修复数据库。 这是Access的一个必备维护操作，删除数据后，数据库文件并不会自动变小，只是标记为“可覆盖”，通过“文件”->“信息”->“压缩和修复数据库”功能，可以释放这些闲置空间，相当于电脑的“磁盘碎片整理”。
  • 拆分数据库。 如果有多人同时使用，强烈建议使用Access的“数据库拆分器”工具（在“数据库工具”选项卡中），它将数据库拆分成一个只包含表的后端文件（放在服务器共享文件夹）和包含查询、窗体、报表的前端文件（分发给每个用户），这不仅能改善多用户性能,也便于单独对后端数据文件进行管理和优化。

第三步：考虑长远之计，准备“升级换代”。

如果经过上述优化，数据库的增长速度依然很快，或者业务逻辑变得越来越复杂，那么Access可能已经不再是最合适的工具了，这时候，就该考虑“毕业”了。

• 迁移到更强大的数据库系统，比如Microsoft SQL Server Express（免费版本也有10GB的容量）、MySQL或PostgreSQL等，这些专业的数据库管理系统没有2GB的限制，在性能、安全性、并发处理能力上都远超Access，Access本身也提供了“升迁向导”工具，可以辅助将数据表迁移到SQL Server,这个过程可以相对平滑。

遇到Access数据库爆满别害怕，它就像一个提醒你该整理房间的闹钟，先冷静分析空间被谁占了，然后优先处理附件和历史数据这两大块，最后养成定期压缩和维护的好习惯，当这些小技巧都满足不了业务增长时，就是时候为你的数据找一个更宽敞、更结实的“新家”了。