用Excel快速搞定数据库导出TXT，信息提取其实没那么难

（引用来源：知乎专栏“办公趣玩”）

用Excel快速搞定数据库导出TXT，信息提取其实没那么难，很多人一听到“数据库导出”就觉得头大，感觉那是程序员才会搞的事情，看到导出来的TXT文件密密麻麻全是字和符号，更是直接懵了，只要你电脑里有Excel，这事儿就成功了一大半，Excel不光能处理表格，它还是个隐藏的文本处理高手,今天咱们就把它用起来。

你得拿到那个从数据库里导出来的TXT文件，这个文件通常长得不太好看，里面的数据可能都是用一些固定的符号隔开的，比如逗号、竖线|、或者制表符（就是按Tab键产生的那个大空格），也有可能，它什么固定的符号都没有，但每一条记录的长度都是固定的，比如姓名永远占10个字符，年龄永远占3个字符,这种叫固定宽度。

拿到TXT文件后，第一步不是直接用Excel打开，那样可能会乱成一锅粥，正确的做法是打开一个空白的Excel文件，然后去到“数据”选项卡，你会找到一个功能叫“获取数据”或者“从文本/CSV获取”（不同版本的Excel名字略有不同），点进去，找到你的那个TXT文件,选中它。

（引用来源：微软Office官方支持页面）

点击后，Excel会弹出一个预览窗口，这叫“文本导入向导”，这个向导会带着你走三步，非常贴心，第一步，它会让你选择文件类型，如果你的数据是用逗号、Tab键这类符号分隔的，就选“分隔符号”；如果是每条信息都对齐得整整齐齐的固定宽度，就选“固定宽度”，绝大多数情况下，数据库导出的都是“分隔符号”这种。

点“下一步”，来到关键的第二步，你要告诉Excel，到底是用什么符号把数据分开的，在“分隔符号”区域，把你看到的那个符号勾上，比如勾选“逗号”，这时候，预览窗口里会立刻出现分列的竖线，把数据隔成一条一条的，你一眼就能看出来分得对不对，如果分对了，就继续“下一步”。

第三步，你可以为每一列设置数据格式，一般保持“常规”就行，Excel会自动判断是数字还是文本，但如果有些数字串，比如身份证号、电话号码，你不想让它变成科学计数法，就要提前选中那列，设置为“文本”格式，都设置好后，点击“完成”，Excel会问你把数据放在哪里，通常选“现有工作表”的A1单元格就行。

就这样，刚才还乱七八糟的TXT文本，瞬间就变成了一个规规矩矩的Excel表格，姓名、电话、地址什么的都整整齐齐地待在各自的列里，你想怎么处理就怎么处理了，排序、筛选、查找替换,这都是Excel的看家本领。

（引用来源：个人实践经验总结）

但有时候情况会复杂一点，导出的文本里，可能某个字段本身也包含了分隔符，举个例子，地址信息可能是“北京市,朝阳区,某某路”，而你的分隔符正好是逗号，如果直接分列，一个地址就会被错误地分成三列，有经验的数据导出，通常会在这个字段两边加上一个文本识别符，最常见的就是双引号，变成“北京市,朝阳区,某某路”，在文本导入向导的第二步，你就要注意下方有一个“文本识别符”的选项，把它设为双引号，这样Excel就会聪明地把引号内的内容当作一个整体,不会把里面的逗号当成分隔符。

还有一种情况，就是导出的TXT文件非常大，用上面的方法导入Excel可能会卡顿，因为Excel处理海量数据的能力是有限的，这时候，你可以考虑不用一次性导入，而是使用Excel的Power Query功能（在“数据”选项卡下的“获取和转换数据”组里），Power Query能更高效地处理大文本文件，并且可以设置好步骤，下次你拿到格式一模一样的新TXT文件，只需要在Power Query里右键点击“刷新”一下，所有数据就自动处理好了，特别适合每周、每月都要做的重复性工作。

信息提取的核心，其实就是“分家”，把混在一起的信息按照某种规则分开，让它们各回各的列，Excel的文本分列功能就是干这个的利器，分好之后，你甚至可以用Excel的函数，比如LEFT、RIGHT、MID、FIND这些，对分出来的某一列数据进行更精细的提取，比如从完整地址里单独抽出城市名，但这属于进阶玩法了，对于刚上手的你来说，能熟练地把TXT变成表格，就已经解决了90%的问题。

别再对着数据库导出的TXT文件发愁了，记住这个流程：打开Excel -> 数据选项卡 -> 从文本/CSV获取 -> 跟着文本导入向导一步步走 -> 搞定，多试两次，你就会发现，这事儿真的没那么神秘,熟练之后一分钟就能搞定。