Access真挺方便，做数据库效率杠杠的，不用太复杂也能搞定

（开头直接进入主题）

“Access真挺方便，做数据库效率杠杠的，不用太复杂也能搞定”——这话是我一个在贸易公司做行政的朋友小王说的，她可不是什么程序员，就是个普通的办公室职员，以前处理数据全靠Excel表格，经常为了一点点数据对不上而加班到深夜，后来公司IT给她电脑上装了个Office套件，告诉她里面有个叫Access的东西可以试试，她一开始还犯怵，觉得“数据库”这三个字听起来就特别高大上，是IT部门那些穿格子衫的同事才搞得定的玩意儿，结果抱着死马当活马医的心态鼓捣了半个月，她跑来跟我感慨：“哎呀，真是发现新大陆了！”

小王最开始用Access,解决的都是一些让她头疼不已的“小问题”，她们部门要管理几百家供应商的信息，以前就是一个巨大的Excel文件，里面有供应商名字、联系人、电话、主营产品、上次合作时间等等，每次有新供应商加进来，得手动找位置插入一行；有供应商信息变了，得用“查找替换”小心翼翼地改，生怕把别人的信息弄乱，最要命的是，销售部同事做的订单记录是另一个表格，财务部的付款记录又是第三个表格，一到月底对账，三个部门的人就得凑在一起，像玩拼图一样，把三个表格里的数据根据供应商名字一个个手动匹配，眼睛都快看瞎了。

她说的“效率杠杠的”，就体现在这里，Access让她第一次明白了什么叫“关系”，她不用再把所有信息都堆在一个巨大的、动不动就卡死的表格里了，她在Access里建立了三张表：一张专门存供应商的基本信息（她管这叫“户口本”），一张存每一笔订单的明细（“购物小票”），一张存财务的付款记录（“记账本”），她只是用鼠标拖拽了几下，就把“订单表”里的“供应商ID”和“供应商表”里的“供应商ID”连了起来，把“付款表”也和“供应商表”连了起来，用她的话说，“这就好比给每一样东西都贴上了独一无二的条形码，扫一下就知道谁是谁了。”

以前对账是灾难,现在呢？她做了一个“查询”，简单选了几个需要的字段，比如供应商名字、订单金额、付款状态，Access“唰”地一下，就把分散在三张表里的相关信息自动组合好，整齐地显示在她面前，哪个供应商的哪笔款付了，哪笔没付，一目了然，她把这个查询保存下来，还给财务部的同事也设置了权限，以后财务同事自己打开Access点一下这个查询就能看到结果，再也不用三个部门来回发邮件、打电话确认了，小王特别得意地说：“这就叫‘一次设计，终身受用’，我把框架搭好，后面就是往里面填数的事儿，省了多少口舌功夫啊！”

“不用太复杂也能搞定”，这是她反复强调的一点，她根本就没去碰那些听起来就吓人的SQL语句或者VBA编程，Access给她提供了很多现成的“傻瓜式”工具，她需要做一个让销售同事录入新订单的界面，如果让她从零开始写代码，那简直是不可能完成的任务，但Access里有“窗体”功能，她就像玩搭积木一样，把需要的字段（比如订单日期、产品名称、数量）从表里拖到窗体设计界面上，调整一下位置和大小，再加个按钮，一个看起来挺专业的录入界面就做好了，她还可以设置一些简单的规则，数量”那一栏必须填数字，如果填了文字就会自动弹出提示，这就避免了很多低级错误。

还有做报表,以前月底要给老板汇报采购情况，她得把Excel里的数据各种复制粘贴，再调整格式，做成图表，每次都要折腾一两个小时，她在Access里用“报表向导”，跟着提示一步步选好要在报表上显示什么数据、怎么分组（比如按供应商分组）、怎么排序、要不要汇总，几分钟就能生成一个格式规范、带汇总数据的报表，如果老板临时想换个角度看数据，比如不看供应商分组了，想看按产品分类的采购额，她只需要稍微修改一下报表的数据源或者分组方式，很快就能生成一份新的，再也不用推倒重来。

小王也承认Access不是万能的,当数据量变得特别巨大，比如超过几个G，或者需要很多人同时在线上操作时，它就会有点力不从心，那时候可能就得考虑SQL Server那种更专业的数据库了，但她觉得，对于绝大多数中小企业内部的部门级应用，或者个人用来管理点自己的收藏、家庭开支什么的，Access的能力是绰绰有余的。“它就像一把特别顺手的瑞士军刀，”小王打了个比方，“你可能不会用它去砍大树（那是专业电锯的活儿），但平时切个水果、开个瓶子、拧个螺丝，它样样都能干，而且就在手边，拿起来就能用，不用专门去学怎么操作一台大型机床。”

她的结论很简单：别被“数据库”这个词吓住，Access最大的优点，就是把它那些强大的数据管理能力，包装成了普通Office用户也能理解和使用的外观，你不需要成为数据库专家，只要你有明确的需求，愿意花点时间摸索一下那些直观的按钮和向导，就能搭建出解决实际问题的工具，这种从“手动杂乱”到“自动有序”的转变，带来的效率提升和心情舒畅，就是她口中“效率杠杠的”全部含义，用她的话说：“早知道这么方便，我前几年何必在Excel里受那个罪呢！”