文件管理必备技能：详细步骤教你快速生成PDF文档

文件管理必备技能：详细步骤教你快速生成PDF文档

在我们日常的工作和学习中，PDF格式的文件几乎无处不在，因为它有个最大的好处：不管在谁的电脑上、用什么软件打开，排版和格式都不会变，看起来和打印出来都是一模一样的，这对于提交报告、分享资料、归档重要文件来说，简直太方便了，学会快速生成PDF，是一项非常实用的文件管理技能，下面，我就用最直白的话，教你几种最常用、最快捷的方法。

最简单的方法——直接用办公软件“另存为”或“打印”成PDF

这是最推荐给新手的方法，因为你几乎不需要安装任何新软件，用你电脑里现成的工具就能搞定，根据微软官方支持文档和百度经验的介绍，像Word、Excel、PowerPoint这类办公软件,都自带了生成PDF的功能。

详细步骤如下：

1. 打开你的文件：用Word、WPS、Excel等软件，把你想要转换的文件打开,你写好了一份年终总结的Word文档。
2. 点击“文件”菜单：在软件的左上角，找到并点击“文件”这个按钮。
3. 选择“另存为”：在弹出来的菜单里，选择“另存为”选项，给你要保存的文件选一个位置,比如桌面或者某个文件夹。
4. 关键一步：选择保存类型为PDF：这时会弹出一个保存对话框，你除了给文件起名，一定要留意下面有一个叫“保存类型”或“格式”的下拉菜单，点开它，在一大堆格式选项里，找到“PDF（*.pdf）”,然后选中它。
5. 最后保存：点击“保存”按钮，就这么简单,你的Word文档瞬间就变成了一个独立的PDF文件了。

知乎用户“职场小能手”还分享了一个更快捷的技巧：在很多软件里（包括浏览器），你都可以使用“打印”功能来生成PDF，具体是：按下键盘上的 Ctrl + P（这是打印的快捷键），在打印机选择那里，不要选真实的打印机，而是选择“Microsoft Print to PDF”或“另存为PDF”这样的虚拟打印机，然后点击“打印”，系统会提示你保存这个PDF文件的位置，这个方法适用于几乎所有能打印的程序,非常万能。

把多个文件（比如图片）合并成一个PDF

我们手头有好几张图片或者好几个文档，想把它们合并到一个PDF文件里，按顺序排列,这也很容易实现。

详细步骤如下：

1. 准备好你的文件：把你想要合并的所有图片或文档放在同一个文件夹里，并按照你希望的顺序给它们重命名，01.jpg”、“02.jpg”。
2. 全选文件：在这个文件夹中,用鼠标选中所有要合并的文件。
3. 右键点击“打印”：在选中的文件上点击鼠标右键，在弹出的菜单里选择“打印”。（这个方法是百度经验中提到的Windows系统自带功能）。
4. 等待生成：系统会启动一个照片查看器或类似的程序，并弹出打印设置窗口，确保打印机选择的是“Microsoft Print to PDF”，然后点击“打印”。
5. 保存合并后的PDF：系统会让你为生成的新PDF文件起个名字并选择保存位置，完成后，你就得到了一个包含所有图片的、按顺序排列的PDF文档。

如果你的文件是Word、PPT等混合的，或者想要更精细地控制顺序和排版，可以先将这些文件分别用方法一转换成PDF，然后使用一些免费的在线合并工具（如iLovePDF、Smallpdf等，知乎上有很多推荐），上传这些PDF文件,调整顺序后一键合并。

用手机直接生成PDF

现在很多文件都是在手机上处理，用手机生成PDF也同样方便，根据百度经验和一些科技博主的分享,智能手机都有这个内置功能。

对于苹果iPhone用户：

1. 比如你想把网页变成PDF,在Safari浏览器里打开那个网页。
2. 点击分享按钮（那个小方框带个箭头）。
3. 在分享菜单中，向下滑动，找到“选项”，点进去后，将格式选为“PDF”。
4. 然后回到分享菜单，选择“保存到文件”,就可以把PDF存在手机里了。

对于安卓手机用户（不同品牌可能略有差异）：

1. 在手机上打开你想转换的文件或网页。
2. 同样点击“分享”按钮。
3. 在分享列表中，寻找“打印”或“生成PDF”的选项。
4. 进入后，系统通常会预览PDF效果，然后你可以选择“保存”或“分享”来生成PDF文件。

使用扫描仪App制作PDF

如果你有一份纸质文件，想把它变成电子版PDF，手机摄像头就是你的扫描仪，知乎用户“职场小能手”强烈推荐这类App，微软办公套件”中的“Office Lens”、“扫描全能王”等。

详细步骤如下：

1. 打开扫描App：在手机上启动这类扫描应用。
2. 拍摄文档：用摄像头对准纸质文件,App会自动识别边缘并帮你摆正。
3. 调整和处理：你可以选择滤镜，文档”模式，让文字更清晰；去掉阴影等。
4. 保存为PDF：处理完成后，选择保存格式为PDF，然后就可以保存到手机或者直接分享出去了，这样得到的PDF非常整洁,就像扫描仪扫出来的一样。

总结一下

生成PDF并不神秘，也不复杂，核心就是利用好你手边工具自带的“另存为PDF”或“打印为PDF”功能，无论是电脑上的Office软件，还是手机里的分享菜单，都藏着这个实用的小工具，多尝试几次，你就能熟练掌握这项文件管理必备技能,以后需要生成PDF时就能得心应手了。