使用MSN邮箱，高效整理邮件，让生活更有序

（引用来源：MSN邮箱官方帮助文档，Lifehacker网站，个人效率管理博主“效率狂人A”的分享）

你得明白,让MSN邮箱（也就是Outlook.com邮箱）变得高效的核心，不是等收件箱爆满后再去收拾，而是从一开始就建立一个自动分流的系统，想象一下你的收件箱就像一个家的门口，你不能让所有信件、广告、账单、杂志都堆在门口地板上，对吧？你得给它们各自安排一个去处。

第一步,也是最重要的一步，就是玩转“收件箱规则”，这个功能太强大了，但很多人根本不用，它的逻辑很简单：如果邮件满足某个条件（发件人是某某，或者标题里有某个词），就自动对它进行一个操作（移动到某个文件夹，或者标记为已读）。

（引用来源：效率狂人A的分享）举个例子，我自己是这么设置的：

1. 所有来自“淘宝网”、“京东”的订单确认、发货通知邮件，只要一发来，就自动被移动到名为“购物记录”的文件夹里，这样我的主收件箱永远不会被促销广告和物流信息淹没，但需要查订单的时候，去那个文件夹一找一个准。
2. 我订阅了几个每周通讯,好奇心日报”和“Product Hunt”，我设置规则，让这些邮件一来就直接跳过收件箱，进入“稍后阅读”文件夹，这样我不会被它们打断工作，等周末有空了，再打开那个文件夹慢慢看。
3. 公司发的全体通知,标题里通常有“[全员]”字样，我设置规则让这类邮件自动标记为“重要”，这样即使我暂时没空看，之后扫视收件箱时，也能一眼抓住重点。

设置这些规则花不了你十分钟,但之后每天都能为你节省大量手动分类的时间，这就像请了个免费的智能助理帮你预先分拣邮件。

第二步,用好“快速步骤”，这个功能在收件箱的上方，是一排你可以自定义的按钮，对于那种无法自动分类，但处理方式很固定的邮件，“快速步骤”能一键搞定。

（引用来源：Lifehacker网站文章《掌握Outlook.com的10个技巧》）我经常需要把某些邮件转发给同一个同事，并附上一句“请处理一下”，正常操作是：转发->输入邮箱->打字->发送，而我设置了一个“快速步骤”叫“转交小王”，只需选中邮件，点一下这个按钮，邮件就自动转发给小王，并且已经填好了那句固定内容，我直接点发送就行，类似的，你还可以设置“归档至项目A”、“标记为待办”等按钮，把原本需要三四步的操作简化成一键。

第三步,别忽视“旗标”和“分类”的视觉魔力，MSN邮箱允许你给邮件打上不同颜色的旗标和分类标签，这比文件夹更灵活，因为一封邮件可以同时有多个标签。

（引用来源：个人使用经验）我的用法是：

• 红色旗标：代表“今天必须处理完毕”，非常紧急重要。
• 蓝色旗标：代表“本周内需要处理”，重要但不紧急。
• 紫色旗标：代表“等待他人回复”，我暂时无法推进，需要跟进。

而分类标签我用来区分邮件的性质,财务”用绿色，“旅行”用橙色，“家庭”用粉色，这样，我打开收件箱，一眼看过去，不是一堆单调的灰色标题，而是色彩分明、优先级清晰的任务列表，视觉上的刺激能极大地帮助大脑快速判断先处理什么。

第四步,定期“清理”和“搜索”，有了上面的系统，你的主收箱应该已经清爽多了，但还需要两个习惯来收尾：

1. 清理对话：对于来回多次的邮件对话，MSN邮箱有个“清理”功能，可以只保留最新的一封，把前面重复的引用内容都删掉，这能极大减少邮件体积，让阅读更清爽，对于已经结束的讨论，果断清理掉。
2. 信任搜索：别费劲去文件夹里翻找几个月前的邮件，MSN邮箱的搜索功能（得益于微软的必应技术）非常强大，你只需要在顶部的搜索框里输入你能想到的任何关键词：发件人名字、邮件内容里的一个词、大概的时间（上周”），它基本都能帮你精准定位，养成有事直接搜的习惯，比你手动归档到几十层文件夹里要高效得多。

（引用来源：MSN邮箱官方帮助文档关于搜索功能的介绍）官方文档也建议，与其花费大量时间创建复杂的文件夹树，不如利用好搜索和筛选功能。

说说“焦点收件箱”，这个功能会把你的收件箱分成“焦点”和“其他”两栏，系统会智能判断哪些邮件对你重要，放在“焦点”里，其他的通知、广告等放在“其他”里，你可以尝试开启它，如果觉得它的判断符合你的习惯，那它就是一道额外的防火墙，如果觉得它老是判断失误，关掉也无妨，毕竟前面你自己建立的规则系统已经足够强大了。

高效整理MSN邮件的精髓就是：用“规则”实现自动化，用“快速步骤”简化手动操作，用“旗标和分类”实现视觉化管理，最后用“搜索”作为你的终极查找工具。 这套组合拳打下来，你的邮件就不再是负担，而是一个真正帮你让生活和工作更有序的得力助手，一开始花点时间设置，之后就是一本万利的高效和清爽。